Bijna elk bureau dat we spreken appt zijn flexpool. Vaak vanaf een privénummer, vaak in een groep, en bijna altijd zonder dat er ooit iets over is vastgelegd. De vraag die dan komt: mag dat eigenlijk wel?
Het korte antwoord: ja, je mag je medewerkers appen. Maar een paar dingen die veel bureaus doen, kloppen niet. Hieronder staat wat wel mag, wat niet, en wat je moet regelen. Dit is geen juridisch advies, laat je eigen aanpak nakijken door iemand die je situatie kent.
Toestemming vragen is meestal de verkeerde route
De reflex is: ik vraag gewoon even toestemming. Dat voelt netjes, maar het is juist de zwakste grondslag die je kunt kiezen.
De AVG kent zes grondslagen om persoonsgegevens te gebruiken, en toestemming is er daar één van. Voorwaarde is dat die toestemming vrij is gegeven. Tussen werkgever en werknemer zit een gezagsverhouding, en iemand die van jou zijn diensten krijgt zegt niet snel nee. Toezichthouders gaan er daarom van uit dat toestemming in een arbeidsrelatie zelden echt vrij is. Trek iemand die toestemming later in, dan moet je bovendien stoppen met versturen.
In de praktijk leunen bureaus op één van deze twee:
- Uitvoering van de overeenkomst. Je moet iemand kunnen bereiken over zijn diensten, rooster en werktijden. Dat hoort bij de afspraak die je met elkaar hebt.
- Gerechtvaardigd belang. Je hebt er een gerechtvaardigd belang bij om je pool te bereiken voor open diensten. Daarbij hoort een afweging tussen jouw belang en de privacy van de ontvanger, en die afweging leg je vast. Eén A4 is genoeg, als het er maar ligt.
Wat je in beide gevallen wel moet doen: mensen vertellen wat je met hun nummer doet, en het makkelijk maken om aan te geven dat ze geen oproepen meer willen ontvangen.
De opt-in van WhatsApp is iets anders dan toestemming
Dit haalt bijna iedereen door elkaar. Meta eist dat je een opt-in hebt voordat je iemand een sjabloonbericht stuurt. Dat is een regel van Meta, niet van de AVG. Je hebt hem nodig om te mogen versturen op het platform, los van de vraag welke grondslag je onder de AVG gebruikt.
Praktisch: leg vast wanneer en hoe iemand heeft aangegeven bereikbaar te willen zijn via WhatsApp, bijvoorbeeld bij inschrijving. Dat dient twee doelen tegelijk. Je voldoet aan de regels van Meta, en je kunt laten zien dat je mensen hebt geïnformeerd.
Mensen die nog niet voor je werken: pas op
Hier zit het echte risico voor uitzendbureaus. Iemand appen die zich bij je heeft ingeschreven is één ding. Een gekocht bestand appen, of nummers die je van een andere partij hebt gekregen, is iets heel anders.
Het spamverbod uit de Telecommunicatiewet gaat over ongevraagde berichten met een commercieel doel, en het maakt daarbij niet uit welk kanaal je gebruikt. WhatsApp valt er net zo goed onder als e-mail of sms. Er is ook geen ondergrens: één persoonlijk bericht kan al onder de regels vallen. Wie niet bij jou bekend is en niets van je gevraagd heeft, app je dus niet zomaar.
Dat is meteen de reden dat dit soort verkeer op WhatsApp vaak eindigt in een blokkade. Mensen die je bericht niet verwachten, melden het. Zie WhatsApp-nummer geblokkeerd.
Mag je iemand verplichten zijn eigen WhatsApp te gebruiken?
Vragen mag, verplichten wordt lastig. Het gaat om een privételefoon en een privé-account. Wil je WhatsApp echt verplicht stellen, dan hoort daar iets tegenover te staan, zoals een werktelefoon.
Twee dingen die je in elk geval regelt:
- Een alternatief voor wie niet wil. Bellen of mailen moet mogelijk blijven, zonder dat iemand daardoor minder diensten krijgt.
- Duidelijkheid over tijden. Een oproep om half twaalf 's avonds voor de dienst van morgen is technisch makkelijk en arbeidsrechtelijk vervelend. Spreek af wanneer je stuurt en wanneer niet.
De groepsapp is je grootste risico
Als er één ding is dat we bij bureaus tegenkomen dat echt niet kan, is het de groepsapp met de hele pool erin.
- Iedereen ziet elkaars nummer. Zet je 200 flexers in één groep, dan deel je 200 telefoonnummers met 200 mensen. Dat is een verstrekking van persoonsgegevens waar niemand om heeft gevraagd, en je kunt hem niet terugdraaien.
- Vertrokken mensen blijven erin staan. Bijna elke crew-groep bevat mensen die er al een half jaar niet meer werken en nog steeds meelezen.
- Je hebt geen knop om iets te wissen. Berichten staan op privételefoons. Gaat er iets mis, dan kun je niets terughalen.
- Je legt niets vast. Wie wat wanneer heeft gestuurd, en aan wie, is achteraf niet te reconstrueren.
Nummers die per ongeluk breed zichtbaar worden kunnen een datalek opleveren, met de meldplicht die daarbij hoort. Eén-op-één berichten vanaf een zakelijk nummer nemen dit hele probleem weg: niemand ziet het nummer van een ander. Zie het alternatief voor je groepsapp.
Wat je moet regelen
Vier dingen, en ze zijn geen van alle veel werk:
- Je grondslag, op papier. Kies uitvoering van de overeenkomst of gerechtvaardigd belang, schrijf op waarom, en bewaar dat.
- Een verwerkersovereenkomst met je platform. Verstuur je via een leverancier, dan verwerkt die partij gegevens voor jou en hoort daar een overeenkomst bij. Die van ons staat op verwerkersovereenkomst.
- Een bewaartermijn. Voor het telefoonnummer van iemand die niet meer voor je werkt bestaat geen wettelijke bewaarplicht. Kies zelf een termijn die je kunt uitleggen, en houd je eraan. Nummers die je toch niet meer gebruikt kosten je vanaf oktober bovendien geld, zie wat een bericht kost.
- Informeren en afmelden. Vertel bij inschrijving hoe je mensen benadert, en maak het simpel om te zeggen dat het niet meer hoeft.
Waar je gegevens staan
Nog één punt dat langskomt bij grotere klanten: WhatsApp is van Meta, een Amerikaans bedrijf. Doorgifte naar de Verenigde Staten loopt via een besluit van de Europese Commissie dat zo'n doorgifte toestaat. Dat besluit is meermaals aangevochten en tot nu toe overeind gebleven, maar er lopen nog procedures. Voor de meeste bureaus is dit geen reden om iets anders te doen. Wel is het een reden om te weten welke gegevens je precies via het kanaal stuurt. Salarisgegevens, ziekmeldingen en kopieën van documenten horen niet in een chat, ongeacht welk platform je gebruikt.
Hoe wij het geregeld hebben
Boomer verstuurt via het officiële WhatsApp Business Platform en werkt met individuele berichten in plaats van groepen, dus je medewerkers zien elkaars nummers niet. Er ligt een verwerkersovereenkomst klaar en in ons privacybeleid staat wat we verwerken en waarom. Jij blijft eigenaar van je gegevens.
Wil je weten hoe dit voor jouw bureau uitpakt, inclusief wat je zelf nog moet vastleggen? Plan een demo, dan lopen we het door.
Dit artikel is bedoeld als praktische uitleg voor uitzend- en flexbureaus en is geen juridisch advies. Laatst bijgewerkt op 13 augustus 2026.